Formularz: Zgłoszenie realizacji praw z zakresu Ochrony Danych Osobowych

INFORMACJA DOTYCZĄCA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Szanowni Państwo,

Niniejsza Informacja służy poinformowaniu stron zainteresowanych o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z art. 13-14 obowiązującego od 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR).

Administrator Danych i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem Państwa danych jest Wielkopolski Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska z siedzibą w Poznaniu, ul. Czarna Rola 4. Wszelkich dodatkowych informacji możecie Pastwo zasięgnąć u Inspektora Ochrony Danych pod adresem iod@poznan.wios.gov.pl poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą (ePUAP) lub listownie na podany wyżej adres siedziby.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych

Imię i nazwisko: Jarosław Bartkowiak
Adres poczty elektronicznej: iod@poznan.wios.gov.pl

Bezpieczeństwo Danych Osobowych

W celu zagwarantowania bezpieczeństwa Państwa danych osobowych, przeprowadzono Ocenę Skutków Przetwarzania danych osobowych uwzględniając ryzyka związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych przez nas zabezpieczeń.

Obecnie Państwa dane pozostające w zasobach WIOŚ nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE) lub do organizacji międzynarodowej. Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, niezwłocznie poinformujemy o tym fakcie i zamieścimy informacje na ten temat na stronie internetowej.

Kategorie zbieranych danych osobowych

Aktualnie, w związku z prowadzoną przez nas działalnością informujemy, że przetwarzamy (lub możemy przetwarzać) następujące dane osobowe:

1. Dane osobowe wnioskodawców

Dane te przetwarzamy w celu obsługi wniosków o udostępnienie informacji o środowisku lub wniosków o dostęp do informacji publicznej. Obowiązek podania danych wynika z przepisów ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz ocenach oddziaływania na środowisko oraz ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Dane przechowywane są przez okres nie krótszy niż 5 lat z uwzględnieniem wymogów Jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA).

2. Dane osób składających skargi, wnioski oraz petycje

Podanie danych jest niezbędne w celu rozpatrzenia skargi/wniosku/petycji, zgodnie z zapisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach. Dane przechowywane są przez okres nie krótszy niż 5 lat z uwzględnieniem wymogów JRWA.

3. Dane osobowe zebrane w związku z działalnością kontrolną

Dane zebrane w wyniku kontroli oraz w toku prowadzonych postepowań administracyjnych przetwarzane są w celu realizacji zadań ustawowych Inspekcji Ochrony Środowiska, w oparciu m.in.
o przepisy ustawy z dnia 20 lipca 1991 r. o Inspekcji Ochrony Środowiska, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 24 sierpnia 20014. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia. Dane przechowywane są przez okres nie krótszy niż 10 lat z uwzględnieniem wymogów JRWA.

4. Dane osobowe kontrahentów oraz pracowników kontrahentów

Dane te przetwarzane są w celu właściwej realizacji umowy i związanej z nią sprawozdawczości finansowej zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Dane przechowywane są przez okres nie krótszy niż 5 lat z uwzględnieniem wymogów JRWA.

5. Windykacja należności i egzekucja administracyjna

Dane osób zebrane w celu dochodzenia roszczeń są niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Dane przechowywane są przez okres nie krótszy niż 10 lat z uwzględnieniem wymogów JRWA.

6. Rejestry korespondencji

Dane nadawców i odbiorców korespondencji przetwarzane są w celu zapewnienia właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją – realizując prawnie uzasadniony interes WIOŚ. Dane przechowywane są przez okres nie krótszy niż 5 lat.

7. Monitoring wizyjny obiektów

Dane w postaci nagrań z monitoringu wizyjnego przetwarzane są w celu gromadzenia materiału dowodowego ewentualnych naruszeń, uważając to za prawnie uzasadniony interes WIOŚ. Nagrania przechowujemy przez okres nie dłuższy niż 30 dni. WIOŚ gwarantuje, że nagrania te nie będą przekazywane żadnym innym odbiorcom.

8. Dane pracowników

Podanie danych jest obowiązkiem ustawowym wynikającym z przepisów m.in. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Dane przechowywane są przez okres przewidziany w powyższych przepisach prawa, który wynosi nie mniej niż 50 lat dla akt osobowych. Pozostałe dokumenty pracownicze przechowywane są przez okres określony w wymogach JRWA.

9. Dane kandydatów do pracy

Dane osobowe kandydatów do pracy przetwarzane są w oparciu o ich zgodę. Podanie danych jest dobrowolne ale niezbędne do uczestnictwa w rekrutacji. Dane przechowywane są przez trzy miesiące od zakończenia naboru lub do momentu wycofania zgody przez osobę.

10. Dane stażystów, praktykantów, wolontariuszy

Dane te przetwarzane są w celu realizacji stażu, praktyki, wolontariatu w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Poznaniu w oparciu o przepisy ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz zapisy umowy. Dane przechowywane są przez okres nie krótszy niż 10 lat.

Szczególny okres przetwarzania danych osobowych

Informujemy, że zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 5 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, Inspektorat może przetwarzać dane dłużej, niż wskazano w powyższych kategoriach, jeśli jest to niezbędne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych.

Przekazywanie danych osobowych innym odbiorcom.

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, podmiotom realizującym wsparcie techniczne oraz organizacyjne, podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze Państwa prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizowane są w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie. W żadnej z powyższych czynności Państwa dane nie podlegają automatycznym decyzjom, w tym profilowaniu.

Prawa osób w zakresie danych osobowych

Na każdym etapie przetwarzania przez WIOŚ danych mają Państwo prawo do:

dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych, modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania, całkowitego usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwskazania prawne, wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzania danych osobowych (w tym wycofania zgody), przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.

Sposób realizacji praw

W celu zapewnienia prawidłowej obsługi Państwa zapytań oraz zachowania należytej staranności podczas ich obsługi ustandaryzowano formularz, za pomocą którego możecie Państwo wystąpić z wnioskiem o realizację swoich praw. Wniosek mogą Państwo pobrać bezpośrednio z łącza znajdującego się na dole strony. Zachęcamy do zapoznania się z instrukcją wypełniania wniosku. Jego prawidłowe uzupełnienie umożliwi szybką realizację zapytania. Wniosek można złożyć również w innej formie, jednak powinien zawierać analogiczne dane.

Uzupełnione wnioski mogą Państwo składać osobiście lub za pomocą poczty na podany przez nas adres siedziby, za pośrednictwem platformy ePUAP lub pocztą elektroniczną na adres: sekretariat@poznan.wios.gov.pl przesyłając podpisany elektronicznie wniosek lub skan ręcznie podpisanego dokumentu.

Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany jest indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Skorzystanie z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania Państwa danych osobowych.

Państwa wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania, niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będzie można dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności zastaną Państwo poinformowani o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.

Informujemy, że wnioski są realizowane bez opłat, niemniej w sytuacji, kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za udzielenie informacji, zgodnie z art. 12 i 15 ust. 3 RODO. O wysokości opłaty, lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd, na które nie będziemy w stanie zrealizować Państwa wniosku zostaniecie bezzwłocznie poinformowani.

Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy nie będzie można prawidłowo Państwa zidentyfikować, jako osoby upoważnionej do odbioru danych, WIOŚ zastrzega sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaną Państwo poinformowani.

Informujemy, że w przypadku wniosków o wypełnienie prawa wynikającego z art. 15 ust 1 lit g RODO (prawo do informacji o źródle danych kiedy dane nie są pozyskane bezpośrednio od osoby) przysługuje ono w zakresie, w jakim nie ma wpływu na ochronę praw i wolności osoby, od której dane pozyskano (udostępnieniu nie podlegają np. dane osobowe osoby skarżącej, bez uzyskania jej zgody).

W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana pisemnie, co do możliwości przeniesienia.

Wniesienie Skargi do Organu Nadzorczego

Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Niniejsza Informacja obowiązuje od dnia 25 maja 2018r. do odwołania i realizuje obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. WIOŚ zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszej Informacji,
w szczególności w celu poprawy, jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.