Osoby zainteresowane internetowym dostępem do informacji o stanie spraw, w których są stroną lub do spraw o charakterze powszechnym, aby uzyskać stosowne informacje będą musiały znać numer z dziennika korespondencji skierowanego do urzędu pisma. I tak:

  1. jeżeli klient osobiście przyniesie pismo do urzędu, to w momencie doręczenia może uzyskać informację o numerze z dziennika korespondencji w Biurze Obsługi Klienta;
  2. jeżeli klient wyśle korespondencję do urzędu, np. za pośrednictwem poczty, to aby uzyskać informację o numerze kancelaryjnym będzie musiał przyjść do urzędu, lub zatelefonować pod numer telefonu 61 8 270 515 lub 61 8 270 524  w Biurze Obsługi Klienta.

Przekazanie numeru z dziennika korespondencji  nastąpi po skutecznej identyfikacji zainteresowanej osoby jako strony w sprawie, zaś w przypadku sprawy o charakterze powszechnym bez konieczności pełnej identyfikacji.

Podstawową metodą identyfikacji będzie poprawne przekazanie przez zainteresowanego danych o osobie i sprawie. Przykładowym procesem identyfikacji jest poprawne podanie przez zainteresowanego obligatoryjnie:

  • imienia i nazwiska
  • dokładnej daty złożenia lub wysłania pisma
  • opisu przedmiotu sprawy lub w odniesieniu do instytucji podanie znaku sprawy